Tag Archives: Administratie

Lekker lijstje!

Werk  jij met to-do-lijstjes? Ik wel. Op zondagavond of maandagochtend maak ik meestal een overzicht  met de belangrijkste werk-taken die ik de komende week wil afmaken. Ik gebruik naast mijn digitale agenda heel graag pen en papier. Ik vind het namelijk heerlijk om een vinkje te zetten als ik iets af heb. En dat gaat nu eenmaal het beste op papier. (Snel een idee noteren trouwens ook.)

funny-to-do-list-itemsNu is het afvinken van taakjes altijd leuk. Soms heb ik een enorm actieve ochtend en rats ik zo 15 dingen van mijn lijst. En andere keren zit ik ‘vast’ in een groot project krijg ik helemaal niets af. Klopt niet, want ik werk aan iets groots. Maar mijn lijst wordt niet korter. Dan begin ik taken door te schuiven, soms wel wekenlang.

Pas las ik op internet (over afleiding gesproken) een goede manier om je taken duidelijk te ordenen. Het heet: de 1-3-5 methode. De energie en tijd die je per dag in je taken kunt stoppen is eindig, dus kun je die prima verdelen over één grote, drie middelgrote en vijf kleine taakjes.

In mijn geval ziet dat er zo uit:

5 kleine taakjes – Aan het begin van de dag ben ik helemaal fris en wil ik graag snel resultaten zien. Ik doe een paar kleine taakjes die ik meteen kan ‘afvinken’. Dat ruimt zo lekker op! Meestal begin ik met het checken en beantwoorden van mijn mails. Alles wat minder dan 5 minuten per actie kost, doe ik meteen. Ik schrijf bij voorkeur heel korte mails, meestal niet meer dan 5  regels. Als ik iets aan de telefoon wil regelen, hetzelfde verhaal. Korte belletjes, niet meer dan 5 minuten, heel resultaat gericht. Meestal heb ik binnen een uur niet vijf, maar wel tien kleine taakjes klaar.

1 groot project – Tussen 10 en 15 uur ligt mijn meest productieve tijd. Ik probeer die tijd in één of twee blokken te knippen voor het uitvoeren van een grote taak. Een vertaling, een training, het uitwerken van grotere projecten.

3 middelgrote dingen – Aan het eind van de middag en in de avond, heb ik nog wel energie, maar niet zo’n enorm concentratievermogen dat ik uren aan één ding wil werken. Die energie gebruik ik voor middelgrote taken. Langere gesprekken met klanten en opdrachtgevers. Het schrijven van een blog. Of: facturen maken. Dat laatste, eigenlijk een leuk onderdeel van je werk, want het is toch de sleutel tot je inkomen, zie ik vaak als ‘zware taak’. Geen idee waarom eigenlijk.

Op zich werkt deze manier van omgaan met lijstjes prima voor mij. Ik houd meer overzicht over mijn tijd dan wanneer ik alles dwars door elkaar heen doe. Een beetje plannen geeft gewoon focus – en dat heb ik met veel afwisselende bezigheden zéker nodig. Maar natuurlijk is de 1-3-5-gedachte geen wet van Meden en Perzen. Dus als het anders loopt, zal ik mezelf daarover nooit op mijn kop zitten.

Ik zie het meer als een prettige richtlijn, of zoals één van mijn favoriete film citaten in Pirates of the Carribean: “The Pirate Code is more what you call guidelines than actual rules. Welcome aboard The Black Pearl, Miss Turner!”

En nu begin ik snel aan mijn ‘grote ding van de dag': een vertaling afmaken voor The New Motion. Dat is een fijne klant met een prachtige missie: de wereld een beetje beter maken met makkelijke en handige producten voor mensen die rijden in een elektrische auto. Maar daarover een andere keer meer, want dat staat vandaag niet op mijn lijstje! ; )

1-3-5 to do list

 

 

Zeg eens… NEE

Mijn agenda staat vol met afspraken. Ik werk immers voor verschillende opdrachtgevers. Daarnaast investeer ik tijd in netwerken en vrijwilligerswerk. Ik maak afspraken met vriendinnen, met de kapper en de tandarts. En dat telt lekker op, zeker in de maand voor de vakantie. Voor mij is juni traditioneel de allerdrukste maand van het jaar.

Patty Golsteijn

Patty Golsteijn leert jou als zelfstandig professional hoe te kappen met alle crap in je werk en je leven.

Hoe maak je meer ruimte in je agenda, in je hoofd en uiteindelijk ook in je  leven? Die vraag stellen veel mensen. Patty Golsteijn heeft zich gespecialiseerd in het creëren van ruimte. En die kennis deelt ze graag, bijvoorbeeld op de website minimalswitch.nl. Ik volg op het moment Patty’s gratis online projectje ‘Clean up your life’. 30 dagen lang ontvang je een mailtje, met suggesties om de je agenda op orde te krijgen. Lucht maken in je uitpuilende to-do-lijsten. Terug naar de dingen die het belangrijkste zijn: prioriteiten stellen.

Ook als niet alles op mij persoonlijk van toepassing is: er zitten een paar handige tips tussen:

- Tegen het gevoel dat je nooit meer een ‘clean slate’ hebt: werk  niet met één grote to-do-lijst waar je toch nooit doorheen komt, maar splits je to-do’s op in ‘taken’ en ‘ideeën’.

- Tegen eeuwige haast: bouw rond iedere afspraak een buffer van 15-30 minuten. Standaard. Scheelt je rennen én zorgt in het beste geval voor extra tijd!

- En mijn favoriet, tegen uitvoerings-stress: neem iedere week een kwartier om je werk te plannen. Spreek je week even door met een ‘sparring-partner’. Door de struikelblokken te benoemen (misschien blijf je bepaalde dingen eeuwig doorschuiven, of plan je structureel te weinig tijd voor een bepaalde klus) los je samen veel op!

Claire Diaz-Ortiz werkt bij Twitter en is volgens Fast Company één van de meest invloedrijke mensen ter wereld op social media.

Claire Diaz-Ortiz werkt bij Twitter en is volgens Fast Company één van de meest invloedrijke mensen ter wereld op social media.

Vandaag ontvang ik een mailtje van Patty met daarin de grappige opdracht ‘zeg een hele dag NEE’. Hahaha, zou ik dat kunnen? En wil ik dat wel? Het is in ieder geval een goede oefening voor de velen onder ons die veel te snel en vaak ‘JA’ zeggen – en daardoor in de problemen komen, omdat ze geen seconde voor eigen dingen overhouden.

En aangezien ‘NEE’ soms best onaardig klinkt, zit er bij de opdracht een alleraardigst lijstje (geschreven door twitter-icoon Claire Diaz-Ortiz) met 99 andere manieren om nee te zeggen. In het Engels, maar hier vind je wel wat inspiratie!


99 Ways to Say No

  1. Not now.
  2. Look! Squirrel! (This was the best NO suggestion I received from a commentor on my earlier post. I can’t wait to use it.)
  3. My word of the year is REST, so I can’t fit another thing in.
  4. Nope.
  5. No thanks, I won’t be able to make it.
  6. Not this time.
  7. Heck no.
  8. No way, Jose. (Since my husband is named Jose, this is a favorite in our house.)
  9. Regrettably, I’m not able to.
  10. It’s that time of the year when I must say no.
  11. It’s a Wednesday. I have a “No on Wednesday” policy.
  12. Ask me in a year.
  13. I know someone that might be a fit for that. I’ll email you their information.
  14. You’re so kind to think of me, but I can’t.
  15. Maybe another time.
  16. Sounds great, but I can’t commit.
  17. Rats! Would’ve loved to.
  18. I’m slammed.
  19. Perhaps next season when things clear up.
  20. I’m at the end of my rope right now so have to take a raincheck.
  21. If only it worked.
  22. I’ll need to bow out.
  23. I’m going to have to exert my NO muscle on this one.
  24. I’m taking some time.
  25. Thanks for thinking of me, but I can’t.
  26. I’m in a season of NO.
  27. I’m not the girl for you on this one.
  28. I’m learning to limit my commitments.
  29. I’m not taking on new things.
  30. Another time might work.
  31. It doesn’t sound like the right fit.
  32. I’m RESTing right now.
  33. I’m not sure I’m the best for it.
  34. No thank you, but it sounds lovely.
  35. It sounds like you’re looking for something I’m not able to give right now.
  36. I believe I wouldn’t fit the bill, sorry.
  37. It’s not a good idea for me.
  38. Not now.
  39. I’m trying to cut back.
  40. I won’t be able to help.
  41. If only I had a clone!
  42. I’m not able to set aside the time needed.
  43. I won’t be able to dedicate the time I need to it.
  44. I’m head-down right now on a project, so won’t be able to.
  45. I wish there were two of me!
  46. I’m honored, but can’t.
  47. NoNoNoNoNoNo.
  48. I’m booked into something else.
  49. I’m not able to make that time.
  50. Thanks, but no thanks.
  51. I’m not able to make it this week/month/year.
  52. Bye now.
  53. I’ve got too much on my plate right now.
  54. I’m not taking on anything else right now.
  55. Bandwidth is low, so I won’t be able to make it work.
  56. I wish I could make it work.
  57. Not possible.
  58. I wish I were able to.
  59. If only I could!
  60. I’d love to — but can’t.
  61. Darn! Not able to fit it in.
  62. Nah.
  63. No thanks, I have another commitment.
  64. Unfortunately, it’s not a good time.
  65. Sadly I have something else.
  66. Unfortunately not.
  67. I have something else. Sorry.
  68. Apologies, but I can’t make it.
  69. Thank you so much for asking. Can you keep me on your list for next year?
  70. I’m flattered you considered me, but unfortunately I’ll have to pass this time.
  71. And my favorite, “Oh I wish I could help but you know, I bet Claire could help you with that.”
  72. Thank you for thinking of me. Unfortunately it’s just not a match.
  73. No, sorry, that’s not really my thing
  74. Can I get back to you on that?
  75. Ew.
  76. No, I’d rather you didn’t, but thanks anyway
  77. I can’t make it work.
  78. It just won’t fit right now.
  79. I’m really buckling down on my priorities right now, so I can’t.
  80. No say I.
  81. What’s the compensation?
  82. How much are you able/willing to pay
  83. Ick.
  84. Are you able to better that offer?
  85. Sorry, no can do.
  86. I only say yes to very select opportunities, and unfortunately this doesn’t meet my criteria.
  87. The demands would be too much for me.
  88. It’s not feasible for me to take this on.
  89. I wish I had all the time in the world.
  90. My body double can.
  91. In another life.
  92. I cry, but decline.
  93. My advisors won’t agree to it.
  94. My body says yes, but my heart says No.
  95. I’m not the person you’re looking for.
  96. I don’t have an iota of bandwidth left in my brain.
  97. If only.
  98. N to the O.
  99. NO.

    no!

Welkom op mooidus, Natasja!

mooidus blogteam

Lieve lezers, we hebben weer een uitbreiding van het team! Een heel hartelijk welkom aan Natasja. We kennen elkaar al een paar jaar. Rond 2007 werkten we namelijk voor dezelfde opdrachtgever, Natasja aan de financiële kant en ik aan een Duitstalige klus op het gebied van vastgoed en beheer. Op een dag moesten we samen op reis, meerdere afspraken in Berlijn. Dat bleek het begin van een leuke vriendschap! De gedeelde liefde voor lekker eten en fijne concerten zorgde in de afgelopen jaren voor heel wat leuke dagen.  Morgen lees je Natasja’s eerste blog – maar hier kun je haar al een beetje leren kennen.

Natasja Verwoerd combineert haar werk voor haar eigen consultancy bedrijf met haar grote passies, koken en reizen. Als consultant helpt ze zelfstandigen en bedrijven om structuur in hun administratie en organisatie aan te brengen. Met haar cateringbedrijf verrast ze mensen met gerechten, waarbij gezond én lekker wedijveren om de eerste plaats. Ze reist graag om inspiratie op te doen voor haar gerechten – altijd op zoek naar bijzondere locaties en restaurants. Een reis naar Portugal leverde de inspiratie voor de naam van haar onderneming, Ciente (www.ciente.nl).

Natasja’s man deelt haar passies en met 2 volwassen zoons hebben ze nu de vrijheid om samen vaker te reizen en uit eten te gaan.

Natasja Verwoerd

Natasja Verwoerd

Morgen dus  de eerste blog van Natasja op Mooidus. En die wordt… heel erg lekker!

12 goede gewoonten

key-zen-habits-posterHet is nog geen twee dagen geleden dat ik over de voor- en nadelen van lijstjes schreef. Intussen kwam ik deze prachtig vormgegeven poster tegen. Daarop staan twaalf gewoontes die je leven een stuk rustiger en overzichtelijker kunnen maken:

– Bedenk iedere ochtend wat de drie belangrijkste dingen zijn die je wilt doen.

– Focus je aandacht, doe niet meer dan één ding tegelijk.

– Probeer je inbox leeg te houden. Read More

Organiseer je administratie

Wat betreft organisatie, papieren, wachtwoorden, polissen en andere administratie-rompslomp maak ik een groot verschil tussen werk en privé. Gaat het om werk, dan ben ik een Pietje Precies. Alle relevante informatie wordt keurig opgeslagen, soort bij soort, chronologisch, als het even kan op kleur gesorteerd. Ik maak geen grappen, als het om werk-papieren gaat, ben ik een perfectionist.

Hoe anders ziet mijn privé administratie eruit. Vergeelde adressenboekjes, uitpuilende mapjes met onduidelijke verzekeringspapieren en ongeldige groene kaarten van auto’s uit een vorig leven. Ieder kwartaal een gevecht met mezelf en de belasting adviseur. Waarom? Ik heb wel eens gelezen dat tandartsen zelf vaak een slecht gebit hebben. Dat garagehouders vergeten hun auto APK te laten keuren. En dat sommige leraren helemaal niet didactisch omgaan met hun eigen kroost.

Nu is het tijd om mezelf even te herinneren aan mijn enige goede voornemen voor 2014: ik wil meer zelf doen. Toen ik dit fijne voornemen bedacht, ging mijn voorkeur weliswaar uit naar het schilderen van leuke antieke kastjes en het bakken van perentaarten.. Maar waarom zou ik mijn wens voor mezelf niet ook toepassen op een onderdeel van mijn leven waar ik behoorlijk slecht op scoor: administratie?

Verman je, of in mijn geval, vervrouw jezelf, Barbara! (Mijn toetsenbord stelt voor: vertrouw jezelf. Dat is ook een goed idee.) Ik ga dit weekend de omzetbelasting doen, en als ik toch al bezig ben de tips opvolgen voor het opstellen van een compact administratiepaspoort. Één boekje waar alle relevante telefoonnummers, codes en “wachtwoord reminders” op me liggen te wachten. Want ik heb die informatie veel vaker nodig dan ik denk. En de tijd die ik uitspaar omdat ik niet gefrustreerd door mijn 4 admin-bakjes en 3 onoverzichtelijke ladenkastjes hoef te woelen… Die tijd ga ik dan besteden aan mijn léuke goede voornemens.

20140109-203923.jpg